Sistem de management al documentelor

Un Sistem de management al documentelor (cunoscut și sub abrevierea DMS, de la engleză Document Management System) este un sistem software (sau un set de aplicații software) care furnizează, de regulă, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de regasire rapidă a documentelor.

Sistemele de tip DMS și arhivare electronică asigură:

• trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizației
• stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizație
• backup unitar pentru toate documentele organizației
• modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul organizației.
• arhivarea electronică a documentelor

Documentele electronice se impart in următoarele clase:

1. documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office)
2. copia electronică a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte)
3. fișiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activității acestuia (exemple: fisiere program (pas,.c,java), fișiere aplicații grafice (Maya, 3D Studio Max), fișiere executabile (exe). In această categorie intră orice alt tip de fișier.

Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizației si managementul inregistrărilor.

Componentele unui DMS

Metadate

Metadatele (sau atributele) sunt stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele, de exemplu, pot include data documentului și utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se impart in două categorii:

• metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei modificări, autorul ultimei versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curenta, numărul intern - unic, numarul de inregistrare, registrul de documente
• metadate specifice - in funcție de categoria de documente in care a fost incadrat fișierul

Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character recognition) pe imaginile scanate ale documentelor - textul rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea ulterioara a documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si metadată, legat de imagine sau separat ca o sursă pentru mecanismul de căutare.

Exemplu: O factură furnizor poate avea urmatoarele metadate asociate: furnizorul, codul fiscal, numărul, data, valoarea, cuvintele cheie pentru articolele facturate

Integrare

Multe dintre sistemele de management al documentelor se integrează cu alte sisteme software (ERP, CRM, sisteme specifice) astfel incât utilizatorii să iși poata regăsi documentele direct din containerul de documente. Astfel de integrări sunt disponibile și pentru suita Office (Word, Excel, Visio, Microsoft Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori standarde ca ODMA, LDAP, WebDAV sau SOAP. Sistemele DMS ofera și interfete programabile si [API] cu ajutorul cărora se pot scrie secvente de cod specifice cerințelor companiei ce il utilizează (exemplu: transmiterea unui SMS la aprobarea unui document)

Scanare

Scanarea implică in general procesarea facturilor și procesarea documentelor pe hârtie utilizând scannere sau imprimante multifuncționale. Adeseori este utilizată recunoașterea optică a caracterelor - OCR - pentru conversia imaginilor in text. Optical Mark Recognition - OMR este uneori utilizat pentru a extrage bifele sau marcajele de pe formulare tip.

Indexare

Utilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze indecsi de dimensiuni mari este esențială in regasirea rapida a documentelor. Indexarea poate fi simplă - un număr unic alocat fiecarui document - sau complexă, permițând căutări complexe utilizând căutări combinate dupa metadate, căutare FULL TEXT (utilizând indecsi de tip CLOB). Indexarea este realizată în special pentru a susține și suporta cautările rapide de documente. Indexarea trebuie realizată dupa criteriile de căutare.

Stocare

Stocarea documentelor electronice și a copiilor digitale ale documentelor pe hartie. Prin natura lor sistemele de management a documentelor utilizează capacitați de stocare mari și foarte mari, și utilizeaza sisteme de baze de date capabile să gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizată a documentelor asigura și un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de sistem. Sistemele stocheaza documentele in două moduri:

• BLOB file - stocarea documentelor in baza de date
• File Server - stocarea documentelor pe un server de fișiere și stocarea pointerilor catre fișiere in baza de date

Regăsire

Regăsirea documentelor electronice din zona de stocare. Sistemele DMS asigura criterii de căutare complexe, căutări dupa metadate, căutări după text conținut în documente(full-text-search). In căutări se utilizeaza criterii combinate între medadate generale și metadate specifice, expresii de tip boolean și operatori de cautare (=, <>, >=, <=, LIKE, !=)

Distribuție

Un document publicat trebuie să fie intr-un format care să blocheze modificarea facilă a documentului. Sistemele DMS asigură distribuția documentelor către destinatarii lor (și numai catre aceștia) pe bază de grupuri, roluri, drepturi de access și fluxuri de documente (de informare).

Mecanismul de distribuție trebuie să asigure auditul recepției și a citirii documentului distribuit, de către destinatarii săi.

Securitate

Securitatea documentelor este vitală in multe sisteme de management a documentelor. DMS trebuie să asigure accesul securizat la documente, criptarea datelor de autentificare. Unele sisteme criptează și conținutul fisierelor în baza de date pentru a bloca deschiderea lor in afara sistemului.

DMS pot include și componente aditionale pentru a bloca deschiderea documentelor în afara organizatiei (exemplu: un document word să nu poată fi deschis daca a fost copiat cu ajutorul unui stick de memorie)

Fluxuri de lucru

Fluxurile de lucru (Workflows) constituie o problema complexă și anumite DMS au module incluse pentru modelare. Alte sisteme utilizeaza software specializat pentru modelarea fluxurilor și a proceselor (exemplu: BPEL). Traseul documentelor pe fluxul de lucru poate trece prin pași de următoarele tipuri:

1. Aprobări
2. Informări
3. Atribuiri
4. Rezoluții
5. Organizare secvențială
6. Organizare paralelă

Colaborare

Colaborarea trebuie să fie implicit moștenită din caracterul electronic al sistemelor de tip DMS. Accesul la modificarea unui document trebuie sa fie blocat pentru restul utilizatorilor câtă vreme un anumit utilizator modifică documentul (check in, check out)

Versionare

Versionarea este procesul prin care documentele sunt blocate si restituite in sistemul de management al documentelor. Versionarea permite utilizatorilor sa isi regăsească versiunile precedente ale documentului și să iși continue munca de la un anumit punct din timp. Procedura este utilă documentelor care se schimbă pe parcursul timpului si au nevoie de modificări.

Numarul de versiuni istorice pastrate in cadrul DMS este configurabil + cu cat se stochează mai multe versiuni, cu atat capacitatea de stocare trebuie sa fie mai mare.

Căutare

Căutarea documentelor în cadrul containerului de documente stocate utilizând valorile atributelor (metadatelor) sau căutare full text. Documentele pot fi regăsite dupa criterii multiple sau după conținut.

Standarde

Multe din asociațiile industriale dețin propriile standarde aplicabile la controlul documentelor. Lista de mai jos conține un set relevant de documente ISO.

• ISO 2709:1996 Information and documentation—Format for information exchange
• ISO 15836:2009 which replaces ISO 15836:2003 Information and documentation — The Dublin Core metadata element set
• ISO 15489: 2001 Information and documentation -- Records management
• ISO 21127:2006 Information and documentation—A reference ontology for the interchange of cultural heritage information
• ISO 23950:1998 Information and documentation—Information retrieval (Z39.50) — Application service definition and protocol specification.
• ISO/CD 10244 Document management—Business process/workflow baselining and analysis associated with EDMS technologies
• ISO 32000—portable document format

Legislație

1. Legea semnăturii electronice
2. LEGE nr. 16 din 2 aprilie 1996
3. Legea nr. 135/2007, legea privind arhivarea documentelor in forma electronica
4. Normativ depozite arhiva
5. Model nomenclator arhivistic - nu exista oficial un astfel de model; cel prezentat aici are elemente gresite; a nu se folosi!!